วิธีการเริ่มแรกของการใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารให้นำงานพิมพ์ที่จะทำถ่ายมาคว่ำลงบนกระจกของเครื่องถ่ายเอกสาร ปิดแผ่นฝาของเครื่องเช่าถ่ายเอกสารสำหรับไม่ให้แสงเข้าเครื่อง ตั้งรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ขนาดกระดาษ สัดส่วนงานพิมพ์ ความเข้มของหมึก ปริมาณคัดลอกที่ต้องการ เป็นอาทิ หลังจากนั้นกดปุ่มปล่อยกระดาษเพื่อเครื่องทำการถ่ายเอกสารตามปรารถนา ครั้นเมื่อได้คัดลอกครบตามโควตาที่ตั้งไว้ เครื่องเช่าถ่ายเอกสารจะหยุดงานการ แล้วจึงกดปุ่มพักเครื่องสำหรับประหยัดกระแสไฟ
เครื่องถ่ายเอกสารคือเครื่องมือหน่วยงานที่มีความสำคัญมากชนิดหนึ่งจึงต้องหาทางรักษาให้สามารถใช้งานได้ดี ไม่มีปัญหา พร้อมทั้งทำเอาประหยัดงบประมาณในการรักษาเครื่องด้วย อันจะส่งผลให้เกิดกิจการงานมีความสามารถ การป้องกันเครื่องเริ่มแรกทำได้เช่นนี้
ในการถ่ายเอกสาร ถ้ากระดาษเข้าติดในเครื่องให้ตรวจงานการของลูกยางว่า หมุนตั
วไปในแนวใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามรูปร่างการวนรอบของลูกยางนั้น อย่าใช้ปลั๊กร่วมกับเครื่องใช้สอยชนิดอื่น เพื่อ ศักยภาพของเครื่อง
ตรวจดูสิ่งของที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้ปริมาณพอเพียง ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามขั้นตอนที่จดไว้ พึงระวังอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารโดนน้ำ พร้อมกับอย่าให้เม็ดฝุ่นเข้าเครื่อง
หากเครื่องเสีย อย่าทำการซ่อมแซมด้วยตัวเอง ให้เรียกช่างไม่ก็มือเก๋าการมาทำการแก้ไขไม่ก็มีข้อสงสัยในการใช้เครื่อง ให้ติดต่อสอบถามช่างไม่ก็ชำนัญพิเศษการใช้เครื่อง
ต้องมีบันทึกประจำเครื่องเพื่อกระทำการจดประวัติของเครื่องไว้
ครั้นเลิกใช้เครื่องมือ พึงจะถอดปลั๊กไฟฟ้าออก พร้อมกับใช้ผ้าคลุมเครื่องเสมอหลังจากเลิกใช้งานในแต่ละวันเพื่อที่จะป้องกันเม็ดฝุ่นเข้าเครื่อง เมื่อทำได้ปานนี้การใช้เครื่องเช่าถ่ายเอกสารก็จะใช้ได้นานและมั่นอกมั่นใจได้ว่าจะทำเอามีความสามารถเพิ่มพูนเป็นแน่